En el canal de distribución nos encontramos con fabricantes, mayoristas, minoristas y consumidores. Las solicitudes de mercancía, así como las entregas que se producen entre ellos vienen documentadas en lo que se denominan pedido y albarán. El contenido del pedido vendrá reflejado en un albarán posterior de entrega y más tarde, dicho albarán se reflejará en una factura. En este apartado se van a tratar los documentos previos a la emisión de dicha factura.
Es un documento que recoge la solicitud de compra de mercancía o de prestación de un servicio.
La realiza una persona física o jurídica denominada comprador, a un tercero, el cual puede ser también persona física o jurídica que denominaremos proveedor o acreedor.
La persona jurídica es aquella que actúa mediante una sociedad y la diferencia entre proveedor y acreedor es que la primera entrega mercancías para la actividad principal del comprador y la segunda no, por ejemplo, una empresa dedicada a la compra-venta de electrodomésticos, adquiere lavadoras a los proveedores y material de oficina a los acreedores.
Para realizar un pedido no se requiere de un presupuesto previo. No obstante, en el caso de ser consumidor final y solicitar dicho presupuesto, es importante informarse si en dicho presupuesto se incluye o no el IVA para evitar posibles conflictos o malentendidos. El pedido lo expide el comprador, no habiendo obligaciones para el vendedor, hasta que lo acepta en las condiciones pactadas previamente entre ambos.
La aceptación del pedido por parte del comprador se puede realizar por escrito, por ejemplo firmando el pedido o de forma tácita, es decir, aceptando la entrega de los bienes o servicios en los términos en los que acordó.
Los contenidos recomendados que debería tener un pedido serían los siguientes:
En el siguiente ejemplo podemos ver un pedido que cumple con los contenidos vistos anteriormente.
El albarán es un documento posterior al pedido, expedido por el vendedor, se envía junto con las mercancías al comprador para que lo devuelva firmado una vez haya recibido el envío.
El albarán justifica la recepción de las mercancías, el cual se compone de al menos un original para el vendedor y una copia para el comprador.
Los contenidos recomendados que debería reflejar un albarán serían:
Antes de firmar es necesario que la persona responsable de firmarlo verifique que los datos del albarán se corresponden con la mercancía recibida, ya que con la firma está declarando su conformidad.
Una vez firmado el albarán, sin ninguna observación en la que se indique la falta de algún producto, la rotura, el mal estado o algún tipo de defecto, el comprador no podrá reclamar posteriormente.
El objetivo principal de la firma del albarán es certificar la recepción de las mercancías.
Hay dos tipos de modelos:
